[Allegro] ZAboM Mahnkonzept und -verfahren

[Bernhard Eversberg]

Für heiße Themen bieten sich die Hundstage an, daher haben wir
jetzt eins angepackt, das dann bis V28.8 zur Anwendungsreife
gediehen sein soll:

Mahnungen für überfällige Zeitschriftenhefte
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Vorbereitungen
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1.
Wer die magere Version ZABA anwendet, die nur Bandsätze, aber keine
Abosätze hat, muß in die Titelsätze den Lieferantencode schreiben
oder aber in jeden Bandsatz. (D.h. auch: Lieferantensätze sind
notwendig - das Programm kann ja sonst keine Adressen auf die Mahn-
schreiben setzen.) Kurz: Im Titelsatz muß so etwas stehen wie
#9DB...$jKIEP    falls KIEP der Code des Lieferanten ist

2.
Mahntexte: Die Dateien zmahndeu.rtf und zmahneng.rtf editieren.
Wenn die Word-Serienbrieffunktion zum Einsatz kommen soll, auch
die Dateien  zmahndeu.doc  und  zmahneng.doc.
Darin eingebettet sind die Angaben zur Zeitschrift, die jeweils vom
FLEX z-mahn.flx vorbereitet werden.

Danach arbeitet man zunächst weiter wie gewohnt!

Konzept
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ZAboM kommt fürs Mahnen ansonsten mit einer einzigen Angabe aus:
    $O in der #9DB im Bandsatz.  (Großbuchstabe O, nicht Ziffer Null)
Man hat darin etwa dieses:  #9DB...$O20081012/10
Und das bedeutet: Heft 10 dieses Bandes ist ab 12.10.2008 zu mahnen
(wohlgemerkt: nicht zu erwarten, sondern zu mahnen!).

Gesetzt wird diese Angabe bei Registrierung von Heft 9 (in z-heft.flx),
also automatisch im Arbeitsgang des Heftzugangs.
Kommt Heft 10 innerhalb des Zeitraums bis zu dem Datum, wird $O
überschrieben durch das Datum fürs nächste Heft! Kommt es nicht, wird
man am oder ab 12.10. mahnen (das macht z-mahn.flx).
Indexiert wird das Mahndatum in Reg. 10 unter MZ. (Wird es im Bandsatz
durch ein neues ersetzt, ändert sich der Eintrag im Reg. automatisch!)

Aber wie errechnet sich das Mahndatum? Ganz einfach: In #9DC$w steht
(im Abo- wie auch im Bandsatz), aus wievielen Heften der Band
(= Jahrgang) bestehen soll. Das sind meistens 12, manchmal 6 oder 4
oder 24. Daraus ergibt sich dann, wieviele Tage Abstand ungefähr
zwischen dem Erscheinen von zwei Heften liegen. Kommt heute ein Heft
und werden 12 im Jahr erwartet, kommt das nächste vermutlich in
ca. 365/12 = 30 Tagen. Mit dem Befehl "Day" kann man 30 auf das
aktuelle Datum addieren, dann noch eine konstante Karenzzeit von
z.B. 8 Tagen drauf und man hat das Mahndatum!
(Die Karenzzeit wird als Variable $Mahnk in zabom.inc vorbesetzt.)

Der FLEX  z-mahn.flx  liest dann, wird er am 12.10. oder später
gestartet, alle Einträge unter MZ bis zum 12.10. einschließlich
und zeigt die Liste der Bandsätze, d.h. die Titel dazu. Jeden dieser
Bandsätze kann man auswählen und mit Alt+7 die Funktion "Mahnung"
aktivieren, dann wird der Mahnbrief dafür ausdruckfertig angezeigt.
Will man auf schriftliche Mahnungen verzichten, kann man sich immerhin
mal die Liste der überfälligen Hefte zeigen lassen und überlegen, bei
welchen Zeitschriften man in welcher Weise tätig werden sollte.

Weitere Vorbereitung:
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3.
In der Datei  zabom.inc  mit den lokalen Einstellungen müssen zwei neue
Werte gesetzt werden
$Mahnk 8    // 8 Tage Karenzzeit
$Mahnt k    // Nur Kaufzeitschriften (A setzen, wenn alle)


Vorgänge im Detail
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Setzen des nächsten Mahndatums   (in  z-heft.flx ("Heftzugang"))
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Nach dem Eintragen des Zugangs von Heft 9 kommt eine Angabe zum
    Bestätigen:

    Heft 10 wird gemahnt am 20080827 - OK?
         (Nein: Datum ändern, Abbruch: nicht mahnen)

Wenn Nein gesagt wird, kann man hintereinander die Heftnummer und
    das Datum noch ändern.
Bei "Abbruch" wird kein Mahndatum gesetzt, also entsteht auch kein
    MZ-Eintrag im Index.
Danach geht es weiter mit dem Umlauf, wie gehabt.

Im Einzelfall kann man also stets leicht das Datum hinausschieben oder
knapper setzen, statt vom Programm ganz stur immer nach Schema F das
Datum vollautomatisch setzen zu lassen. Dadurch ist man bei dieser doch
sensiblen Sache hinreichend FLEXibel.

Natürlich gibt es viele Arten von Sonderfällen! Diese auch nur einiger-
maßen weitgehend automatisieren zu wollen, würde aber eine viel höhere
Komplexität bei der Voreinstellung und Behandlung der Frequenz und der
Fristen erfordern, und da ist es schon sehr die Frage, ob sich das
lohnen würde.


Das eigentliche Mahnen
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Zwei Dinge sind dazu nötig

1. Bildung der Ergebnismenge (zu mahnende Hefte)
2. Produktion der Mahnbriefe, Vorlagen zmahndeu.rtf und zmahneng.rtf
    für Einzelmahnung, zmahnxxx.doc f. Word-Serienbrief
    a) ad-hoc Einzelmahnung mit Alt+7 (Brief erscheint im Anzeigefeld)
    b) alle Mahndaten als Datei ausgeben: "Mahnungen" im ZAboM-Menü

Zu 1.: Das ist ziemlich einfach. Mit dem Suchbefehl
        find |: MZ2000---MZ20080828z
        findet man alle Bandsätze, deren Mahndatum bis einschließlich
        28.8.2008 gesetzt ist (statt dessen das aktuelle Datum nehmen).
        Automatisch passiert das, wenn man auf dem ZAboM-Menü den
        Punkt "Mahnungen" wählt: alle Fälle bis einschl. des aktuellen
        Datums werden dann gesucht.

Zu 2.: In einem Bandsatz stehen folgende Angaben, die gebraucht werden:
        #9DA$J : IdNummer des Abo-Satzes (wo der Lieferant drinsteht)
                 ODER Lieferantencode im Titelsatz als #9DB$j (ZABA)
                 ODER #9DB$j Lieferantencode direkt im Bandsatz
        #9A    : Lieferantensatz: $n Name, $k Person, $a Adresse
        #9DA$T : IdNummer des Titelsatzes (um den Titel zu besorgen)
        #9DG$Y : Bandangabe (Jahrgang/Bandnummer)
        #9DB$O : Nächstes Mahndatum / zu mahnende Heftnummer

        Im FLEX z-mahn.flx werden diese Angaben zusammengesetzt und dann
        a) der jeweilige RTF-Text angezeigt mit eingebetteten Variablen
        b) mit den Parametern zmahn.apr eine .TAB-Datei für Word
           erstellt, die man für den Serienbrief nutzen kann. Das Muster
           dafür ist zmahndeu.doc  bzw.  zmahneng.doc.