[Allegro] Fortbildung 12.3: Neuerwerbungsliste

[Bernhard Eversberg]

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Fortbildungskurs                                              15-06-2005

    12    Listen und Exporte
    12.3    Zum Thema "Neuerwerbungsliste"


Zu den allerschwierigsten Problemen gehört, man glaubt es kaum, die
Erstellung einer Neuerwerbungsliste.
Klar, man wünscht sich, dem Computer sagen zu können: "So, jetzt
wirf mir mal die Liste der Neuerwerbungen seit 1.5.2005 aus!" Solche
Vorstellungen werden Sie aber wohl inzwischen nicht mehr haben!?
Die erste, hemdsärmelige Idee ist: Nuja, wir haben das Erfassungsdatum,
das ist im Register 9 unter D indexiert! Bilden wir also dort die
Ergebnismenge, dann Menü "Ansicht / Ergebnismenge in Druckform", und
das war's! Spaßeshalber sollten Sie das gleich mal versuchen, es kann
nichts dabei kaputtgehen! Aber Sie sehen dabei schon ein paar Probleme:

-- Satztypen, die nicht hineingehören, z.B. Stammsätze, Exemplarsätze..
-- Titelsätze, die besser nicht hinein sollten: alte Bücher, die man
    neu eingearbeitet hat, oder Retro-Katalogisate
-- Was ist mit neuen Untersätzen mehrbändiger Werke? Kriegt man es
    hin, dann den Hauptsatz + neuen Untersatz in der Liste zu haben?
    (Dies ist Sache der verwendeten Exportparameter)
-- Unbrauchbare Sortierung: nicht alphabetisch, sondern nach Sach-
    gruppen hätte man's gerne (Listenproduktion!)
-- Zu umfangreicher Output, man will vielleicht nur eine Kurzliste
    oder Tabelle.

Das Hauptproblem ist also in jedem Fall die Bildung der Ergebnismenge.
Hat man diese, kann man sie in jeder gewünschten Weise exportieren!

Ab V25.5 gibt es einen neuen FLEX, genannt NEL.FLX, der die nötige
Unterstützung zur Bildung der Ergebnismenge leistet.


1. Ergebnismenge bilden
    Starten Sie mit Eingabe von  X nel  oder vom Export-Komfortmenü.
    Sie sehen dann zuerst den Kalender: Wählen Sie den ersten Tag aus,
    bei dem die Datenmenge beginnen soll. Zuerst den gewünschten Monat
    anzeigen lassen, dann das betr. Tagesdatum im Kalender anklicken.

2. Es kommt die Frage: "Welches Feld muss vorkommen?" und vorgegeben
    wird die #20. Einen Titel sollte ja jede Neuerwerbung haben.
    Bei Bedarf gibt man eine andere Nummer ein.
    Der FLEX wählt dann alle Datensätze aus, die das betr. Feld
    enthalten, d.h. andere Satztypen fallen weg.
    Die Kurzliste wird angezeigt. (Der FLEX ist hier zu Ende!)
    >>ExpertenTip: Wer will, kann eigene Auswahlkriterien in den FLEX
      NEL.FLX einbauen.

3. Dann wird gefragt:
    Jahreszahl, die als Grenze gelten soll
         (d.h. ältere Titel sollen nicht hinein)
    Man hat hier die Möglichkeit, eine zeitliche Grenze zu setzen.
    Die Erg.Menge wird nun nochmals durchgearbeitet, um die älteren
    Titel herauszunehmen.
    Die Kurzliste wird dann angezeigt. (Der FLEX ist hier zu Ende!)
    >>Achtung: wer nicht A.CFG hat, muß eine andere Nummer als #76
      in diese Prüfung einbauen. Das ist in  nel.flx  kommentiert.

4. Sortieren Sie sich diese Kurzliste in der gewünschten Ordnung.
    Wenn dies mit den vorhandenen Kriterien nicht möglich ist,
    kann man über die "Listenproduktion" oder "View"-Funktion auch
    noch eine andere Ordnung erreichen.

5. Mit der Entf.-Taste nehmen Sie evtl. noch diejenigen Titel aus der
    Kurzliste heraus, die nicht in der NEL stehen sollen.

6. Produktion
    Auf dem Export-Komfortmenü können Sie alle verfügbaren Funktionen
    nutzen, um die bestgeeignete Form der Liste oder Datei zu erstellen.
    Vielleicht genügt eine Tabelle! Die kann man hernach leicht mit
    Winword noch nachbearbeiten.


 >>Tip:  Mit ALt+e sehen Sie in der Liste der Ergebnismengen auch noch
die Liste der sämtlichen Datensätze, die in dem Zeitraum angefallen
sind, und die der Teilmenge, die eine #20 enthalten, also vor der
Herausnahme der älteren Titel.