Erwerbung mit a99

[Annemarie Tews]

> Erwerbung mit a99: die ersten 4 Wochen
>
> Am Dienstag, dem 20.09.99 wurde die Erwerbungsdatenbank unter a99 mit 9
> Mitarbeitern der Erwerbungsabteilung und den Magazinen in Betrieb genommen,
> es folgten in den beiden ersten Wochen ca. 20 Fachreferenten, die ebenfalls
> Schreibrechte in dieser Datenbank haben. Es gab neue PC’s und alle  mußten
> sich zu  diesem Zeitpunkt nicht nur an a99 sondern an die Arbeit unter
> windows-nt (bisher MS-DOS) mit komplizierterem Datenexport von CD’s, einem
> neuen Mailsystem (bisher Pegasus) und Word (bisher WordPerfect) gewöhnen.
> Etwas viel auf einmal.
> Aber sonst wäre die Administration durch das EDV-Referat nicht zu schaffen
> gewesen.
> Im folgenden wird nur über die Erwerbungsdatenbank berichtet, die nie unter
> ORDER betrieben wurde, sondern eine auf unsere Organisation zugeschnittene
> eigene PRESTO-Entwicklung war.
>
> Ergebnis in Kurzfassung
> 1. keine Datenverluste
> 2. Datenbank bis auf 2 Stunden immer verfügbar
> 3. Bestellzetteldruck mußte auf DIN A4 umgestellt werden
> 4. einige Fehler in den Parameterdateien und in  a99 gefunden
>
> Vorbereitung auf die Umstellung:
> Fachreferenten: Zentral waren seit März 1999 6 windows-nt-Rechner
> eingerichtet, an denen OPAC, Erwerbung und Regensburger
> Verbundklassifikation unter alcarta verfügbar waren. Ab Juni wurden
> a99-Schulungen angeboten. Da am eigenen Arbeitsplatzrechner nur die
> DOS-Rechner verfügbar waren, war zum Einführungszeitpunkt nahezu alles
> wieder vergessen.
> Die Mitarbeiter der Erwerbung konnten in einer Trainingsdatenbank arbeiten.
> Die Bereitschaft dazu war gering, es handelte sich ja um Doppelarbeit.
>
> Urteile nach der Umstellung:
> 1. neue Funktionalitäten (Flexe) wurden gelobt: Rechnungssummenbildung,
> Mittelkontrolle
> 2. verbreitete Reaktion: es ist zu kompliziert
> 3. von neuen Möglichkeiten (Get für Standardkategorien, Arbeit mit dem
> Reservespeicher, Formulare) wird wenig Gebrauch gemacht
> 4. mit phrase.a99 wird viel gearbeitet
> 5. Online-Hilfen werden kaum genutzt
> 6. über das Zeitverhalten von a99 gibt es keine Klagen
>
> Parametrierfehler konnten schnell behoben werden: ein Schalt-Befehl
> funktionierte unter a99 nicht wie unter PRESTO, ein Flüchtigkeitsfehler in
> einer *.pim. Um jedem Operator schnell Zugriff auf seine neuen Datensätze zu
> geben, wurde nachträglich ein neuer Registereintrag geschaffen. Die
> Berichtigung von Fehlern in a99 durch die Entwicklungsabteilung erfolgte wie
> immer prompt, wenn sie genau beschrieben werden konnten. Letzteres war nicht
> immer ganz mühelos.
>
> Bestellzettel wurden bei uns bisher auf Endlospapier gedruckt (16,5 *7,5).
> Die Technologie muß so laufen: Bildung einer Ergebnismenge, mit „Ansicht,
> aktuelle Ergeb.menge in Druckform“ kommen die gewünschten Titel ins
> Anzeigefenster, dann wird das Druckersymbol angeklickt. Das muß von allen
> allen Plätzen gehen.
> Unter a99 habe ich das auf die alten Formulare (Epson-Drucker) nicht
> hingekriegt.
> Beim Absenden an den Drucker wird offenbar in DIN A4-Seiten portioniert.
> Ausweg: Wir kaufen nun (perforierte) DIN A4-Seiten, da gehen auf eine Seite
> 3 Bestellzettel, das geht. Ich befürchte ähnliche Schwierigkeiten beim
> Katalogkartendruck (der für die Erwerbungsdatenbank keine Rolle spielt).
>
> Nachbemerkung:
> Viele Unsicherheiten im Umgang mit dem neuen System resultieren aus
> mangelhaften EDV-Grundkenntnissen. Es ist uns nicht gelungen, diese auf das
> erforderliche Niveau zu bringen:  ein MS-DOS-Fenster wird nicht als solches
> erkannt (der Import geht aber nicht anders). Die Arbeit mit einem Editor
> (zum Ändern der e.adt) ist eine Hürde. Für die zumeist Älteren (die keinen
> PC zu Hause haben), ist die Arbeit  mit den Fenstern zum Einstellen
> bestimmter Optionen undurchsichtig , es fehlt jegliche Intuition („das muß
> ich mir genau notieren“). Die Online-Hilfen, in die ich viel Arbeit gesteckt
> habe, werden kaum benutzt.
>  Ich bin in den ersten beiden Wochen ständig im Hause unterwegs gewesen, um
> Nichtwissen, Fehler, Fehlbedienungen zu klären. Die Einrichtung einer
> täglichen „zentralen Fragestunde“ , wo die Bearbeiter mich aufsuchten,
> brachte wenig.
> Als nächstes werden ca. 10 selbsterwerbende Zweigstellen, die z.T. die
> DOS-Erwerbung dezentral benutzt haben, angeschlossen.
>
> Systemadministration:
> Neue Versionen von a99 und alcarta können nur nachts übernommen werden. Die
> meisten Mitarbeiter legen die Anwendung den ganzen Tag über in die
> Taskleiste. Es bringt nur Unruhe, wenn man sie bittet, die Anwendung kurz zu
> schließen, weil eine neue Version von a99 ins Programmverzeichnis soll.
> Von unseren umfangreichen Sicherungen, damit notfalls auf den Stand
> Erwerbungsdatenbank bis zu 5 Tagen zurück zugegriffen werden konnte, mußten
> wir keinen Gebrauch machen. Das Signalfile „Datenbank z.Zt. nicht verfügbar“
> wurde zweimal in Anspruch genommen, weil der Neuaufbau des Index nachts
> wegen Fehler im Batchfile nicht zum Abschluß gekommen war.
>
> Inzwischen ist die Arbeit mit a99 alltäglich geworden, obwohl hin und wieder
> noch unerklärliche Effekte auftreten. Jedenfalls kann ich ab Mittwoch eine
> Urlaubswoche einschieben, a99 wird auch ohne Systemadministrator laufen.
>
>

Mit freundlichen Grüßen, Annemarie Tews