E-Mail-Archiv mit allegro

[Dierk Hoeppner]

Guten Morgen liebe AllegrologInnen,

es gibt mal wieder etwas Neues aus aus der allegro Softwareschmiede in
Braunschweig: Die E-Konfiguration - ein Archiv fuer E-Mails mit allegro.
Vielleicht ist dies ja eine nuetzliche Idee fuer den einen oder anderen von
Ihnen. Sie finden ab heute alles auf unserem FTP- Server im Verzeichnis
ANWENDER. Es ist die Datei EMAIL.LZH (ziemlich klein). Als erste
Information gibt es unten die (Kurz-)Dokumentation.

Viel Spass beim Ausprobieren

Dierk Hoeppner
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                          E-Mail-Archiv in allegro
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EINLEITUNG

    Das Konzept zu dieser Datenbank entstand quasi aus der taeglichen Praxis
    heraus: Man nimmt an einigen Newsgroups zu verschiedenen Themen teil
    und findet dort etliche interessante Artikel, auf die man spaeter
    vielleicht nochmal zugreifen moechte. Viele Newsgroups widmen sich zwar
    einem Thema, wie z.B. die allegro Newsgroup, die Herr Berger initiiert
    hat, aber innerhalb des Themas wird zu vielen Unterthemen Stellung
    bezogen. Einige Mails findet man beim Lesen zwar interessant, bewahrt
    sie sich aber fuer einen spaeteren Gebrauch auf. Und dann kommt
    irgendwann der Zeitpunkt, wo man etwas zu einem Stichwort sucht, man
    weiss es hat mal jemand dazu etwas geschreiben, aber wo ist der Artikel
    denn nun? Wenn man da fuer sich etwas Ordnung hineinbringen will, ist
    man entweder gezwungen, die Texte gleich zu sortieren und geeignet
    abzulegen, oder zu sich mit einer langwierigen Suche zu beschaeftigen
    oder man bemueht eine Datenbank.

    Der letzte Ansatz wird hier vorgestellt. Er kommt nebenbei bemerkt der
    angeborenen Faulheit eines Programmieres sehr entgegen: Man laesst lieber
    suchen, als dass man selbst sucht. E-Mail-Systeme wie z.B. Pegasus-Mail
    bieten zwar die Moeglichkeit, elektronische Post zu archivieren, aber
    man hat nur ueber die Subject-Zeile Zugriff auf den Text. Wenn man aber
    etwas sucht, was nur im Text vorkommt, sieht es schon schlechter aus.
    allegro bietet sich als Archiv-Datenbank an, weil man mit der flexiblen
    Indexierungstechnik die Post "invertieren" kann, wie der Informatiker
    es nennt. Damit ist gemeint, dass man nahezu jedes Wort in irgendeinem
    Register indexiert, und so einen mannigfaltigen Zugang zu den Texten
    bekommt.


KONFIGURATION

    Die Konfiguration ist sehr einfach gehalten. Sie wurde aus
    naheliegenden Gruenden E genannt. Auf eine ausfuehrliche Beschreibung
    wird hier verzichtet, denn die CFG ist gut kommentiert. Auf eine
    Besonderheit weisen wir hier hin: allegro kann nicht beliebig grosse
    Datensaetze verkraften. Ein Datensatz sollte nicht mehr als ca. 25
    kByte belegen. Lange Mails koennen daher u.U. nicht direkt
    abgespeichert werden. Fuer den Fall ist vorgesehen, dass man den
    Hauptteil in einer eigenen Datei ablegt und den Namen dieser Datei in
    #20 speichert. Wer ueber die Programme GPRESTO bzw. APACG verfuegt, kann
    auf diese Texte dann aus allegro heraus zugreifen. Die Parametrierung
    fuer diesen Fall ist schon vorbereitet.


IMPORT VON MAILS

    Die vorliegende Konfiguration geht von folgendem Szenario aus: Die
    Archivdatenbank liegt im Verzeichnis C:\ALLEGRO\EMAIL. Als E-Mail
    Programm wird Pegasus-Mail benutzt. Als Newsreader kommt Trumpet unter
    Windows zum Einsatz. Damit hat man zwei Quellen fuer Mails und benoetigt
    zwei Vorgaenge zu deren Imort, weil die Programme die Texte
    unterschiedlich speichern.

    PMAIL sammelt alle gelesenen Texte in einem Folder. Man kann mehrere
    davon fuehren. Voreingestellt ist der Folder MAIN. Den findet man
    physikalisch in der Datei MAIN.PMM. Zum Import dieser Datei benutzt
    man die Batchdatei MAINPMM.BAT oder Punkt 1 im CockPit-Menue "Routinen".

    Beim Trumpet-Newsreader speichert man jede Mail in einer eigenen Datei.
    Deren Name ist frei waehlbar. Ebenso das Verzeichnis, in das die Datei
    gespeichert wird. Den Import erledigt dann NEWSGR.BAT, wobei der Name
    der zu imortierenden Datei als erster Parameter zu uebergeben ist. Wenn
    Sie Punkt 2 im CockPit-Menue waehlen, fragt das Programm Sie den Namen
    ab.

    Bei beiden Vorgaengen werden die Quelldateien geloescht.

    Bevor man die Batchdateien benutzen kann, muss man die Pfadangaben auf
    seine Gegebenheiten anpassen.

    Wer andere Mailprogramme benutzt kommt wahrscheinlich nicht umhin, die
    Imortparameterdateien MAINPMM.EIM und NEWSGR.EIM anzupassen.


REGISTER

    Es gibt bis jetzt diese Register:

        1 = Subject-Zeile
        2 = Absender: From: und Resent-from: (mit * gekennzeichnet)
        3 = Stichwoerter: aus Subject bzw. Text
        4 = Organization
        5 = Priority (Abt. p), Datum (Abt. d), Resent-date (Abt. r)
        9 = Laufende Nummer (interne Nummer)

    beiliebige weitere kann man selbst hinzufuegen.


SONSTIGES

    Es wird eine erweiterte Stoppwortliste in SWL1.EPT mitgeliefert. Die
    wird jeder fuer sich nochmal selbst ueberarbeiten muessen.

    Die mitgelieferte CP.OPT bietet eine auf das Email-Archiv eingerichtete
    Umgebung. Damit diese Einstellungen wirksam sind, muessen Sie entweder
    CP.BAT aus dem Emailverzeichnis aufrufen, oder die Datei umbenennen,
    in das Programmverzeichnis kopieren und dort eine Kopie der CP.BAT
    einrichten, die dann das CockPit-Programm mit dieser neuen Datei als
    Vorgabendatei aufruft.

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    Dierk Hoeppner                      Universitaetsbibliothek
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