Fortbildung 13.3 : Offline-Daten

Do Okt 21 07:56:31 CEST 2004

                                                        21-10-2004
Fortbildungskurs 

   13  Sonstige Fragen
   13.3  Offline-Sätze 

Bei diesem Thema könnten wir es uns bequem machen: Es gibt bereits
einen ausführlichen, populärwissenschaftlich geschriebenen Text!
Geben Sie ein  h off
Mindestens den Anfang davon sollten Sie unbedingt lesen.

Für den eiligen Leser folgen aber jetzt die allerwichtigsten Fakten.
Was muss jeder wissen, um keine groben Denkfehler zu machen?

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Die Datenbank besteht aus Datensätzen und jeder Satz aus Datenfeldern
oder "Kategorien".
Jeder Datensatz entspricht, klassisch-bibliothekarisch gesehen, einer
"Titelaufnahme".
Wer sich noch unsicher fühlt, geht so vor: immer nur an EINEM
Datensatz arbeiten und konsequent diesen erst fertigstellen und 
abspeichern, bevor man sich dem nächsten zuwendet oder irgendwelche
anderen Aktionen macht, außer daß man kurz mal irgend etwas 
im Index nachschaut. 
Also immer schön "eins nach dem andern". Das ist dasselbe Verhalten
wie beim DOS-Programm, welches sowieso nichts anderes zulässt. 

Als Hilfe gibt es die Hintergrundfarbe! 
Wer es ganz einfach haben will, merkt sich nur: 

Wenn Hintergrund gelb, dann:
  erst [Speichern], bevor man sich den nächsten Satz vornimmt, 
  oder [Wechseln],  um die Änderungen ungültig zu machen
  bzw. [Deaktivieren] (bei NEUen, noch nicht gespeicherten Sätzen), 
                       wenn man diesen Satz so nicht speichern will.

Das genügt! Wie gesagt, so KANN man es machen, und wer nicht neugierig
auf Neues ist, braucht nicht weiterzulesen.
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Aber wenn man etwas mehr Farbe ins Leben bringen will:
Das Windows-Programm soll ein flexibleres Arbeiten zulassen als die 
DOS-Programme . Nicht mehr immer "eins nach dem andern", sondern auch
mal was zwischendurch und nebenbei! Außerdem soll man auch bei Bedarf 
mit Daten umgehen können, die NICHT zur Datenbank gehören: das sind die
sog. "Offline-Daten". Das Programm muß den Nutzer deshalb dabei
unterstützen, die Übersicht zu bewahren.
Und das tut es mit Farben. Wie das zugeht, lesen Sie aber bei
genügend Interesse lieber in dem zitierten Text, der sieht viel
besser aus als dieser:  h off  eingeben, Kapitel 2. 
Sicher, man hat auch andere Probleme, aber es lohnt sich! Die
offline-Sätze, die sind übrigens blau. (siehe unten)

Wie auch immer, das Wichtigste bleibt:

     Gelb  bedeutet  "Achtung! So wird der Satz am Ende gespeichert".

Denn falls man versehentlich den gerade bearbeiteten Satz doch nicht
speichert, sondern sich einen anderen vornimmt: Am Ende stellt das
Programm fest, daß es da noch ungespeicherte Daten gibt, und teilt 
Ihnen dieses mit:

  Sollen die neuen und bearbeiteten (noch nicht gespeicherten)
  Daten gespeichert werden?
  Nein = Nichts mehr speichern
  Abbruch = Ungespeicherte Sätze noch sichten"

Nicht erschrecken, wenn das kommt! Drücken Sie [Abbrechen], dann 
kriegen Sie die noch nicht gespeicherten Sätze zu sehen. Mit gelbem
Hintergrund. Vielleicht ist es ja nur ein einzigerer, den man zu
speichern vergessen hat. Entweder können Sie diese jetzt nochmal
durchgehen und jeden einzeln speichern, oder mit Alt+w auf den
unbearbeiteten Satz zurückwechseln, wenn die Änderung anscheinend
versehentlich gemacht worden war. Sie sehen: das Programm sorgt 
schon dafür, daß nichts unbeabsichtigt verlorengeht.

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Sonderlektion
Wenn Sie mal blaue Sätze sehen wollen.

I. Machen Sie zuerst an der DemoBank folgendes:

 1. Eine Erg.Menge bilden (z.B. shakespeare im Reg. 1)

 2. Menü "Export": Andere Exportdatei
                   c:\allegro\extern.adt

 3. Menü "Export": Andere Exportparameter
                  Datei e-w.apr auf c:\allegro wählen

 4. Menü "Export": Aktuelle Erg.Menge

Dann haben Sie auf c:\allegro die Datei  extern.adt, und zwar in genau
der Form, die man als Externe Ergebnismenge einlesen kann.
Schauen Sie ruhig mal rein! Das können Sie machen, indem Sie den
Befehl geben   h extern.adt. Die Datei erscheint dann in der Anzeige,
und kann dort sogar bearbeitet werden (siehe 9.2). Wenn Sie mit
Hilfe anderer Programme Dateien in dieser Form erstellen können, dann
eignen sich diese sofort zum Einlesen in a99. 
Zusatztip:  Mit dem Befehl  
            h ac0-0=Externstruktur
            erfahren Sie mehr über die externe Datenstruktur.

II. Danach an Ihrer eigenen Datenbank:

 1. Menü "Datei" : Weitere Offline-Datei laden
              Datei c:\allegro\extern.adt  öffnen, dann wird sie
                       eingelesen

 2. Im Ergebnismengenfenster erscheinen die Datensätze, aber auf
    gelbem Hintergrund und nicht wie eine normale Ergebnismenge, 
    sondern man sieht jeweils die ersten Datenfelder der Sätze.
    Oben drüber steht "Offline list"

 3. Die Sätze selbst werden auf blauem Hintergrund angezeigt und im
    dritten Statusfeld (unterste Zeile) steht NEU.

 4. Die Liste blättert man mit Alt+q wieder auf ("Daten in Bearb.")

 5. Jeden Satz kann man einzeln bearbeiten und mit Alt+s in die
    Datenbank speichern.

 6. Ohne Speichern (solange unten NEU steht) sind die Sätze nicht
    im Index zu finden - sie sind noch nicht "online".

 7. Einen blauen Satz kann man mit "Deaktivieren" ungültig machen.
    (Oben im Menü, wo sonst "Löschen" steht.) In der Kurzliste 
    bleibt er aber noch stehen, es steht nur DEL davor.
    Der Hintergrund wird dann rosa, wie bei gelöschten Online-Sätzen.
    Mit "Aktivieren" kann man ihn sofort wieder gültig machen.

 8. Im Menü "Datei" / "Offline-Datei -> Datenbank" kann man die
    Offline-Sätze alle auf einmal speichern lassen

 9. Wenn man das nicht tut, kommt beim Verlassen des Programms die
    folgende Meldung   (siehe oben!)
      Sollen die neuen und bearbeiteten (noch nicht gespeicherten)
      Daten gespeichert werden?
      Nein = nichts mehr speichern
      Abbruch = ungespeicherte Sätze noch sichten

10. Wählen Sie in diesem Fall "Nein", denn Sie wollen ja diese
    Beispieldaten nicht wirklich übernehmen!

So können Sie verfahren, wenn jemand Ihnen Daten überläßt, die Sie
gebrauchen können. Dieser Jemand muß seine Daten exportieren mit
e-w.apr und die Datei mit dem Typ .ADT speichern, dann können Sie
sie als Offline-Datei einlesen.

Bernhard Eversberg
Universitaetsbibliothek, Postf. 3329, 
D-38023 Braunschweig, Germany
Tel.  +49 531 391-5026 , -5011 , FAX  -5836
e-mail  B.Eversberg at tu-bs.de  